Как навести порядок с файлами на одном компьютере?

Где искать этот файл? Куда я сохранил важный документ месяц назад? Почему я вижу уже третью копию этих файлов? Места на жёстком диске нет, а я не могу понять, сколько места занимают мои файлы!

 

Я часто сталкиваюсь с такими вопросами или сам задаю аналогичные, когда делаю аудит данных на компьютере клиентов и вижу в каком хаосе они хранят свои файлы. Я поделюсь с вами несколькими правилами и приёмами по созданию структуры для хранения файлов и тем, как я сам храню файлы на компьютере.

 

Пару слов о том, а зачем вообще нужна структура для хранения файлов?

Удобная для вас структура даст вам:

  • Удобный и более быстрый поиск информации;
  • Понимание объёма ценных для вас данных;
  • Сокращение расходов на резервное копирование (времени и\или денег);
  • Удобство при резервном копировании;
  • Возможность легко объяснить при необходимости близким или коллегам «что-где» находиться.

Обычно после наведения порядка количество хранящихся файлов и их совокупный объём уменьшаются, т.к. находятся дубликаты и разные версии файлов, а также удаляются случайно забытые или давно ненужные файлы, которые только занимают место на диске.

 

Прежде всего, исходные данные, а именно то, что я часто вижу на компьютерах при аудите: папка «Мои документы» внутри которой находятся все файлы или что ещё хуже — много папок с разными названия и назначением в разных местах жёсткого диска.  Именно по этой причине вы задаёте себе вопросы, как в начале этой статьи и теряете время решая их.

 

 

Какую структуру я рекомендую?

Я разделяю хранящиеся файлы (данные) по назначению и храню их в нескольких папках:

  • Музыка
  • Фильмы
  • Фотографии
  • Видео
  • Документы
  • Загрузка

Вот так это выглядит в реальности:Example_data_structure_final

Подробней про назначение папок и уточнения к ним в таблице ниже:

Название папки

Для чего используется

Уточнения

Видео Видеозаписи семьи Внутри папки своя структура.
Документы Личные и рабочие документы Можно делить на две отдельные папки.
Внутри папки своя структура.
Если компьютером пользуются несколько человек под одной учётной записью, то лучше каждому сделать по такой папке.
Загрузка Папка для временного хранения новых файлов Есть небольшая структура – для скачивания фильмов, музыки и обучающих материалов выделены отдельные папки.
Я также закачиваю файлы для оперативной работы на рабочий стол и разбираю их сразу или регулярно.
Музыка Коллекция музыки Внутри папки своя структура.
Фильмы Коллекция фильмов Внутри папки своя структура.
Фотографии Фотографии семьи и клиентов Можно делить на две отдельные папки.
Внутри папки своя структура.

Вы можете использовать удобные для вас названия папок и при необходимости изменять состав структуры.

 

 

Как навести порядок у себя на компьютере или пять шагов к порядку.

Вы уже готовы навести порядок с вашими файлами? Отлично! Вам осталось сделать всего пять шагов. Убедитесь, что вы можете уделить этим шагам пару часов, чтобы сесть и сделать это раз и навсегда, а не растягивать на дни, недели, месяцы и в итоге не сделать совсем.
Готовы? Поехали:

1. Создайте удобную для вас структуру для хранения файлов. Лучше делать это не на диске «C», а на диске «D», если он у вас есть и там достаточно места.

2. Все файлы, которые можно быстро разложить (менее чем за один час) – разложите по вашей новой структуре.

3. Всё, что вы точно разберёте в ближайшее время (не более одной недели), перенесите в папку «Загрузки».

4. Оставшиеся файлы перенесите в созданную для этого папку «!Архив» (она будет самой верхней в вашем списке). Если вам что-то будет нужно из этой папки, то находите это и переносите в новую структуру и работайте с файлами уже там!

5.  Держите в порядке вашу структуру (папки), используя  правила ниже.

Подсказка, как сделать так, чтобы нужная вам папка всегда была вверху списка – используйте специальные символы, например «!», «#», «$», перед названием папки и она автоматически переместится вверх.
Я сам использую только вопросительный знак, мне этого достаточно и не мешает читать название папки.

 

 

Правила по поддержанию структуры для хранения файлов в порядке:

1. Оценивайте необходимость хранения файла, который вы скачиваете, в вашей структуре. Задавайте себе вопросы:

  • будет ли файл мне полезен?
  • для чего я буду хранить этот файл?
  • нет ли уже у меня этого скачанного файла или другой версии этого файла?
  • можно ли будет скачать его снова при необходимости?

2. Если файл нельзя сразу сохранить внутри вашей структуры или он вам нужен на небольшое время, то сохраняйте его в папку «Загрузка».

3. Разбирайте папку «Загрузка» раз в неделю или удаляйте все файлы в ней. Не накапливайте «полезные» файлы, которые вам не нужны годами — храните их в правильном месте или периодически удаляйте.

 

Для поддержания порядка в вашей структуре для хранения данных, вы можете настроить её так, чтобы все, кто сохраняет файлы в вашу структуру, могли сохранять файлы только внутри папок «Документы», «Фотографии», «Фильмы» и т.п. Т.е. рядом файл сохранить нельзя.
В моём примере выше, ничего нельзя сохранить в корне диска «DATA» (диск “D”), а можно только внутри папок. При желание вы можете также настроить это и внутри папок структуры.
Такой подход используется в компаниях, чтобы не допустить хаоса при работе с файлами многими сотрудниками.
В этом случае ваша структура не будет меняться случайно. Реализация потребует небольших знаний по управлению доступом к файлам и папкам, но если повторить действия по описанию, то это может сделать каждый. Если это интересно, дайте мне знать – я напишу об этом подробней с картинками.

 

Ответы на ваши вопросы помогут мне лучше раскрыть тему хранения информации в порядке:
— Какую структуру для хранения данных вы сейчас используете?
— Стоит написать статью про то, какую структуру я использую для хранения фотографий за последние 14 лет, а это десятки тысяч файлов общим размером более 500Гб?
— Тема хранения информации достаточно объёмная, подскажите мне, что интересует в ней именно вас!

Если вам понравилась статья или она будет интересна вашим друзьям и знакомым —поделитесь ею через социальные сети.

Leave a Reply